Schlanke digitale Materiallogistik im ambulanten Setting

Ambulant ist die Zukunft

Die ambulante Versorgung wächst seit Jahren kontinuierlich. Medizinischer Fortschritt, schonendere Operationsmethoden und gesundheitspolitische Reformen führen dazu, dass immer mehr Eingriffe ausserhalb des klassischen Spitals stattfinden. 

Für ambulante Zentren bedeutet dies jedoch nicht nur neue Chancen, sondern auch neue Herausforderungen. Denn während die Zahl der Eingriffe steigt, bleiben Zeit, Personal und finanzielle Ressourcen begrenzt. Material muss jederzeit verfügbar sein. Gleichzeitig dürfen Lagerbestände kein unnötiges Kapital binden. In diesem Spannungsfeld wird eine effiziente Materialbewirtschaftung zunehmend zu einem wichtigen Erfolgsfaktor. 

Das Medizinische Zentrum Brugg kennt diese Entwicklung aus eigener Erfahrung. Seit über 20 Jahren gehört das Zentrum zu den Pionieren der ambulanten Chirurgie in der Schweiz und hat miterlebt, wie sich die Anforderungen an Organisation, Logistik und Materialbewirtschaftung kontinuierlich verändert haben.

Wenn Prozesse mit dem Wachstum nicht mehr Schritt halten

Mit dem Wachstum des ambulanten Angebots stiegen auch die Anforderungen an die Materiallogistik. Immer mehr Lieferanten, häufigere Produktwechsel und steigende administrative Aufgaben führten dazu, dass bestehende Prozesse zunehmend an ihre Grenzen kamen. Gleichzeitig war die Materialbewirtschaftung stark vom Wissen einzelner Mitarbeitender abhängig.

Wie Monika Beinlich im Interview beschreibt, nahm der Aufwand für Lagerkontrollen, Bestellungen und Lieferfreigaben stetig zu. Das über Jahre gewachsene Lager beansprucht viel Platz und band Kapital. Manuelle Abläufe und die zunehmende Komplexität sorgten zudem für eine zusätzliche Belastung des Teams. 

Immer deutlicher stellte sich deshalb die Frage, wie sich Materialbewirtschaftung einfacher, transparenter und weniger personenabhängig organisieren lässt.

Alte Prozesse hinterfragen

«Man muss bereit sein, alte Zöpfe abzuschneiden.» Mit dieser Aussage bringt Yves Rodel eine wichtige Voraussetzung für Veränderung auf den Punkt. 

Digitalisierung beginnt nicht mit einer neuen Technologie, sondern mit der Bereitschaft, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Gewohnte Prozesse können über viele Jahre funktionieren, bis sich die Rahmenbedingungen verändern und die Organisation vor neue Anforderungen gestellt wird. 

Das Ziel des Medizinischen Zentrums Brugg war deshalb nicht, lediglich einzelne Arbeitsschritte zu digitalisieren. Die gesamte Materialbewirtschaftung sollte neu gedacht werden: einfacher im Alltag, weniger abhängig von einzelnen Personen und so organisiert, dass sich die Mitarbeitenden wieder stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Von manuellen Abläufen zur digitalen Materiallogistik

Auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung entschied sich das Medizinische Zentrum Brugg für die Einführung von cosaFlow®. 

Ausgangspunkt war eine detaillierte Analyse der bestehenden Materialbewirtschaftung. Gemeinsam mit Cosanum wurden Lagerstrukturen überprüft, das Sortiment optimiert und ein Konzept entwickelt, das auf die Abläufe und Bedürfnisse des ambulanten Zentrums abgestimmt ist.

Die bisherige Lagerorganisation wurde neu strukturiert, es wurden digitale Nachbestellungen eingeführt und feste Liefertage definiert. cosaFlow® schafft zudem Transparenz über Bestände, Bestellungen und Lieferstatus. Dadurch werden manuelle Kontrollaufgaben reduziert und die Materialversorgung besser planbar − ohne Einbussen bei der Versorgungssicherheit.

So wurde aus einer komplexen Materialbewirtschaftung ein schlanker, digital unterstützter Prozess, der sich nahtlos in den Arbeitsalltag integriert.

Die Wirkung wurde schnell sichtbar

Bereits kurze Zeit nach der Einführung zeigten sich konkrete Veränderungen: Das Lager wurde übersichtlicher und näher am OP organisiert, Bestellungen laufen automatisiert, und die Abläufe in der Materialbewirtschaftung sind klarer definiert. 

Die benötigte Lagerfläche konnte auf rund ein Drittel der ursprünglichen Fläche reduziert werden. Dank der wöchentlichen Belieferung mit Verbrauchsmaterial steht das benötigte Material dann zur Verfügung, wenn es gebraucht wird − ohne unnötige Lagerbestände und entsprechendes gebundenes Kapital. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeitenden eine transparente Übersicht über Bestände, laufende Bestellungen und den jeweiligen Lieferstatus.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Die grösste Veränderung zeigt sich jedoch nicht im Lager, sondern vor allem im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden.

Wie Monika Beinlich im Interview erklärt, sollen sich die Mitarbeitenden wieder auf jene Aufgaben konzentrieren können, für die sie ausgebildet wurden: die Patientenversorgung.

Zeit, die früher für Lagerkontrollen, Bestellungen und administrative Tätigkeiten benötigt wurde, steht heute wieder für die eigentliche Arbeit zur Verfügung. Genau darin liegt der Mehrwert einer schlanken digitalen Materiallogistik: Sie entlastet Fachkräfte und schafft Freiräume dort, wo sie den grössten Unterschied machen.

Blick nach vorne

Mit der zunehmenden Ambulantisierung und dem steigenden wirtschaftlichen Druck werden effiziente Prozesse weiter an Bedeutung gewinnen. 

Die Erfahrungen des Medizinischen Zentrums Brugg zeigen, dass sich der Mut zur Veränderung lohnt. Eine schlanke digitale Materiallogistik kann dazu beitragen, Versorgungssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Entlastung der Mitarbeitenden miteinander zu verbinden.